これまで社内の管理業務は、Wordファイルの申請書、メール承認、Excelファイルの台帳など手作業で行うことが多かったため、会社の規模が大きくなるにつれて多くの時間を要し、作業も煩雑になっていった。こうした状況を改善するために、管理業務をワークフロー化、データベース化するシステム導入の取り組みが2019年にスタートした。
「同じ部署内のインフラチームやアプリ運用保守チームと連携して開発を進める中、私たちIT資産チームは日々の業務を通して感じた課題や問題点、システムがどうあるべきかという方向性を伝えて、開発に反映されるように働きかけました」

宮城たちが重視したのは、管理側とユーザー側がWin-Winとなるシステム。そのためにユーザーである社員の意見も積極的に収集。さらに、さまざまなシチュエーションを想定し、予想されるトラブルを洗い出して防止に努めた。
「やるからには良いものをつくりたいので、開発メンバーと何度も話し合いを重ねて、みんなが納得のいくシステムを目指しました」
開発の途中、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で開発作業が中断されたものの、状況が落ち着いたタイミングで再スタート。そして2022年にリリースに至った。

システム導入により、これまでの課題だった手作業による負担は大幅に軽減。さらにパソコンやタブレットなどの使用状況は1時間毎に自動更新され、すべての社員が確認できるようになった。しかし、これですべてが解決したわけではない。 これまで社員が申請や報告をする際、IT資産チームに口頭で伝えて済んでいたことが、すべてシステムを通して行うようになり、新たな手間になっているのだ。

「IT資産の運用管理に完璧はありません。でも、完璧を目指す努力はすべき」と宮城は言う。
「新しいシステム導入では、こうした課題が出るのは当たり前です。ある意味ゴールはありません。しかし、そういった課題をひとつずつ解決していくことが私たちの仕事の醍醐味でもあります」

宮城は今も、これまでの経験で培った“ユーザーの要望を読み取る力”を発揮して、“かゆいところに手が届くIT資産の運用管理”に取り組んでいる。