Microsoft Power AutomateでMicrosoft Power Appsを使った案件管理フローを作ろう

1.はじめに
2. 処理フローの作成ガイド
- 2-1. 処理フローの仕様
- 2-2. Microsoft Power Automateでの処理フローの作成ガイド
3.終わりに

1.はじめに

前回の記事では、Microsoft Power AppsとMicrosoft SharePointリストを連携させ、キャンバスアプリを使用した、データの閲覧・編集機能を持つアプリケーション(案件管理アプリ)の作成方法を紹介しました。今回はそのアプリケーションとMicrosoft Power Automateを連携したフローを開発する方法を解説します。
類似の記事「承認フローを作ってみた～Power Automate編～」とは異なり、本記事では案件の「ステータス」によって処理を自動化するフローを作成します。
今回作成するフローは、前回の記事で作成した案件管理アプリを利用します。前回の記事を確認しながら、本編もご確認ください。
前回の記事はこちらからもご覧いただけます。

Microsoft Power AppsでMicrosoft SharePointリストを使った案件管理アプリを作ろ...

https://www.tdi.co.jp/miso/microsoftpowerapps-sharepoint-application

Microsoft社が提供するローコード開発プラットフォーム「Microsoft Power Platform」内のサービスの1である「Microsoft Power Apps」。今回は、AppsとMicrosoft SharePointリストを連携させた案件管理アプリを通して、アプリ開発の方法をご紹介します。

2. 処理フローの作成ガイド

2-1. 処理フローの仕様

前回の記事で作成したアプリケーションとMicrosoft Power Automateで作成するフローを連携させ、案件管理を自動化する手順を解説します。Microsoft Power Appsで設定したステータスの内容に応じて、Microsoft Power Automateでの処理が変わります。処理の流れは以下となります。

図1:処理全体のアプリケーションの流れ

処理の詳細については下記の通り実装していきます。

Microsoft Power Appsで登録されたデータのステータスの内容によって処理が分岐します。
①ステータスが「承認依頼」に変更された場合：上長へ承認依頼を送信します。承認されるとステータスは「提案承認」に、否認されると「提案差戻」に変更されます。
②ステータスが「案件中止」に変更された場合：上長と開発担当責任者へメールで通知が送られます。

前回の記事で作成したMicrosoft SharePointリストを使用します。
・Microsoft SharePointサイト名：ANKEN_SPO
・Microsoft SharePointリスト名：Anken_Table

図2:使用するMicrosoft SharePointリスト

2-2. Microsoft Power Automateでの処理フローの作成ガイド

・フローの作成
1. Microsoft Power Automate左メニューの【作成】をクリックし、フロー作成画面を開きます。

図3:Microsoft Power Automate左メニュー

2. 作成するフローの種類、フロー名、トリガーを設定していきます。

①「一から開始」の【インスタントクラウドフロー】をクリックします。

図4:【インスタントクラウドフロー】をクリック

②フロー名を「案件管理承認フロー」と入力します。フローのトリガーには【Power Apps がフローを呼び出したとき】を選択し「作成」をクリックします。

図5:フロー名とフローのトリガーを設定する

3.トリガー：【Power Apps がフローを呼び出したとき(V2) 】のパラメーター設定をします。
①トリガー：【Power Apps がフローを呼び出したとき(V2) 】をクリックします。
②左側のアクション構成ペインのパラメータータブで、「+ 入力を追加する」をクリックし以下のようにMicrosoft Power Appsから受け取る値の型と変数名を設定します。

型	変数名
数値	更新ID
テキスト	ステータス

表1:変数の定義

図6:トリガー：【Power Apps がフローを呼び出したとき(V2) 】の設定

図7:変数名に「更新ID」、「ステータス」を設定する

4.Microsoft SharePoint：「項目の取得」アクションを設定します。
①トリガー下の「+」をクリックします。
②検索ボックスに「SharePoint」と入力します。
③表示されたMicrosoft SharePointアクション：項目の取得を選択します。(表示されない場合は「詳しく見る」から選択できます。)

図8:Microsoft SharePoint：「項目の取得」アクションを選択

④左側のアクション構成ペインのパラメータータブで、「サイトのアドレス」のドロップダウンをクリックしMicrosoft SharePointサイト名：ANKEN_SPOのアドレスを選択します。
⑤「リスト名」のドロップダウンをクリックしMicrosoft SharePointリスト名：Anken_Tableを選択します。
⑥「ID」の稲妻アイコンをクリックし、【Power Apps がフローを呼び出したとき(V2) 】：更新IDを選択します。

図9:項目の取得の設定

5.コントロール：「スイッチ」アクションを設定します。
①「項目の取得」アクション下の「+」をクリックします。
②組み込みツール：コントロールをクリックします。

図10:組み込みツール：コントロールをクリック

③「スイッチ」アクションをクリックします。

図11:「スイッチ」アクションをクリック

④稲妻アイコンをクリックし、【Power Apps がフローを呼び出したとき(V2) 】：ステータス Value を選択します。

図12:【Power Apps がフローを呼び出したとき(V2) 】：ステータス Value を選択

⑤「スイッチ」下の「+」をクリックします。

図13:「スイッチ」下の「+」をクリック

⑥Microsoft Power Appsで登録されたデータのステータスが「承認依頼」の場合、上長へ承認依頼を送信する処理を実装するため、「等しい」の入力欄に「承認依頼」と入力します。

図14:入力欄に「承認依頼」を入力

⑦「Case:承認依頼」内の「+」をクリックします。
検索ボックスに「approvals」と入力します。
表示されたStandard approvalsアクション：開始して承認を待機をクリックします。(表示されない場合は「表示数を増やす」から選択できます。)

図15:Standard approvalsアクション：開始して承認を待機をクリック

⑧以下のように各項目を設定します。

承認の種類：承認/拒否 – 最初に応答
タイトル：案件管理承認依頼
担当者：依頼対象のMSアカウント名またはOutlookメールアドレスを入力します。
詳細：案件管理承認依頼をお願いします。
アイテムリンク：項目の取得：アイテムへのリンク
アイテムリンクの説明：承認依頼対象

図16:各項目を設定

⑨「開始して承認を待機」アクション下の「+」をクリックします。
コントロール：条件をクリックします。(表示されない場合は「表示数を増やす」から選択できます。)

図17:コントロール：条件をクリック

⑩「条件」をクリックします。
⑪以下のように各項目を設定します。

図18:「条件」設定項目

⑫承認されたら「提案承認」(「真」の場合)、否認されたら「提案差戻」(「偽」の場合)にステータスが変更されるように以下を設定します。

図19:「真」の設定項目

図20:「偽」の設定項目

⑬ステータスが「案件中止」に変更される。：上長と開発担当責任者へメールで通知が送られるケースも以下のように追加します。

図21:フロー完成図

・Microsoft Power Appsアプリの改修
1. 前回の記事で作成した「案件管理アプリ」を開きます。
①案件詳細画面のフォームをクリックします。
②プロパティ「OnSuccess」の数式バーに以下の関数を設定します。
※このフォームで登録されたSharePointリストのIDを変数NewItemIDに格納します。
③Set(NewItemID, Form1.LastSubmit.ID)

図22:案件詳細画面のフォーム設定

2.登録ボタンに関数を追加します。
①案件詳細画面の登録ボタンをクリックします。
②プロパティ「OnSelect」の数式バーに以下の関数を追加します。
※Microsoft Power Automateの案件管理承認フローを実行します。
その際、変数NewItemIDとステータスの内容をMicrosoft Power AppsからMicrosoft Power Automateに引数として渡します。
③案件管理承認フロー.Run(NewItemID, DataCardValue8.Selected.Value);

図23:登録ボタンの設定

3.Microsoft Power AppsとMicrosoft Power Automateを連携します。
①サイドメニューの「…」をクリックします。
②「Power Automate」をクリックします。
③「フローの追加」をクリックします。
④「案件管理承認フロー」を選択します。

図24:Microsoft Power AppsとMicrosoft Power Automateを連携する

以上で案件管理承認フローは完成です。実際にMicrosoft Power Appsからデータのステータスを「承認依頼」または「案件中止」に変更し、意図した通りにフローが実行されるかご確認ください。

3.終わりに

本記事では、Microsoft Power AutomateとMicrosoft SharePointリストを連携させ、案件のステータスに応じて処理を自動化するフローの作成方法を解説しました。
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